(Guía, consejos o tips para compra de bienes y/o servicios)
Solicitudes
- Todas las compras de bienes y/o servicios deben registrarse únicamente a través del Sistema Institucional de Compras (SIC) en la dirección SIC UNAM.
- Este procedimiento se establece en el punto 3.1.4 de las Generalidades de los Lineamientos de la Guía Operativa para Realizar Adquisiciones del Sistema de Gestión de la Calidad, emitido por la Dirección General de Servicios Administrativos (DGSA) de la UNAM.
Nota importante:
- Las áreas usuarias no tienen permitido:
- Acordar directamente con los proveedores la compra de bienes o servicios.
- Establecer compromisos a nombre de la Institución.
- Esto se señala en la Circular COIC/S.ADM/142/2025.
Tips:
- Diferencia correctamente si tu solicitud corresponde a un bien o un servicio.
- Si se captura erróneamente, será rechazada y demorará el trámite.
- En caso de duda, comunícate al Departamento de Bienes y Suministros a las extensiones 24172 o 24156.
- Asegúrate de contar con recursos suficientes (presupuesto o ingresos extraordinarios) antes de firmar la solicitud.
- Si no hay suficiencia presupuestal, el trámite puede rechazarse o retrasarse.
Notas:
- Cada compra debe contar con el Vo. Bo. del Responsable de Área, otorgado mediante su firma electrónica en el SIC.
- La captura de una Solicitud Internano garantiza que el trámite se realice.
- Antes, debe confirmarse que:
- Cumple con los requisitos del área de Bienes y Suministros (ByS).
- Existe suficiencia presupuestal.
- Está autorizada por la Secretaría Administrativa.
- Solo una vez cumplidos estos pasos, comienza el tiempo de atención conforme al Catálogo de Servicios del Departamento de Bienes y Suministros.
- Antes, debe confirmarse que:
Cotizaciones
Para dar trámite a las Solicitudes Internas registradas en el SIC, puede requerirse o no la presentación de una cotización como referencia del bien o servicio solicitado.
- Clari: Agregar check list de requisitos que deben cubrir las cotizaciones
- 📘 Ejemplo de cotización
Trámites autorizados
- Una vez confirmada la suficiencia presupuestal y la autorización de la Secretaría Administrativa, el trámite continúa con las Centralizadoras correspondientes:
- UPA
- PAPIIT
- DGPU
- DGTIC
- Tras la autorización de las centralizadoras, el Departamento de Bienes y Suministros finca el pedido al proveedor.
Entregas de bienes materiales y/o servicios
Bienes
- Excepto los materiales y reactivos de laboratorio (que se entregan directamente en campo), los proveedores entregan los bienes en el Almacén de la CIC.
- El almacenista suministra los bienes al área usuaria, quien deberá firmar el Vale de Entrega para concluir el pago.
Servicios
- El área usuaria debe notificar la recepción satisfactoria del servicio enviando correo a:
- 📧 asistentebys@cic.unam.mx
- 📧 asistentebys2@cic.unam.mx
- Con esta notificación se genera el Vale de Entrega y se continúa con el trámite de pago.
Recomendaciones
- Verifica la naturaleza del trámite (bien o servicio) antes de capturarlo para evitar rechazos.
- Consulta previamente con tu Responsable de Área y confirma su Vo. Bo. antes de enviar la solicitud.
- Confirma la suficiencia presupuestal antes de firmar para prevenir retrasos.
- Guarda tus cotizaciones y verifica que cumplan con todos los requisitos antes de subirlas al sistema.
- Mantente atento al estado del trámite en el SIC y al seguimiento con el área de Bienes y Suministros.
- Evita registrar solicitudes duplicadas o incompletas; esto retrasa la atención.
- Comunica la recepción oportuna de bienes y servicios para no afectar el proceso de pago al proveedor.