- Los recursos del fondo fijo se usan exclusivamente para gastos menores e imprevistos relacionados con la operación.
- Antes de usarlos, se requiere:
- Notificar al área de Bienes y Suministros.
- Obtener autorización de la Secretaría Administrativa.
- Elaborar una Solicitud Interna de Reembolso en el SIC.
- No está permitido que el usuario realice compras por su cuenta y luego solicite un reembolso.
Restricciones del fondo fijo:
- No se puede utilizar para:
- Cambiar cheques personales.
- Anticipar sueldos.
- Realizar préstamos personales.
- Adquirir bienes del activo fijo.
- Financiar actividades ajenas a la operación de la entidad académica o dependencia administrativa.
Comprobación del gasto:
- Siempre se debe presentar documentación que compruebe el gasto, incluyendo:
- Factura a nombre de la UNAM, con su CFDI y XML correspondientes (para territorio nacional).
- Invoice (para el extranjero).
- El proveedor debe estar autorizado por la UNAM.
Montos:
En cuanto a los importes del pago, se sujetarán a lo siguiente:
- Los pagos menores a $2,500.00 se podrán realizar con efectivo de la caja chica de la CIC para lo cual deberá firmar un Vale de Caja como responsable del recurso entregado.
- Los pagos con importes comprendidos entre los $2,500.01 y hasta los $7,000.00 se efectuarán mediante la emisión de cheques nominativos.
- No hay reembolsos con un importe superior a los $7,000.01. A partir de este monto, aplica una Solicitud Interna de Compra para el pago a proveedores autorizados de bienes y servicios con crédito UNAM de 30 días, por transferencia automática a sus cuentas bancarias.
Reembolsos a terceros
- Se autorizan únicamente en casos excepcionales, cuando:
- No fue posible realizar el procedimiento formal de Solicitud de Compra.
- Se adquirieron boletos de avión con precio más bajo (debe anexarse cotización de Aeroméxico para comparación).
Recomendaciones:
- Adjunta copia del estado de cuenta bancario donde se compruebe el gasto.
- Verifica que la persona que solicita el reembolso a terceros esté dada de alta como Usuario del SIC.
- Planea con anticipación los gastos y confirma si aplican como menores o imprevistos antes de realizarlos.
- Verifica que el proveedor esté autorizado por la UNAM antes de realizar cualquier compra o solicitar reembolso.
- Revisa los montos permitidos para evitar rechazos o devoluciones por superar los límites establecidos.
- Conserva toda la documentación original (facturas, XML, comprobantes, estados de cuenta) desde el momento de la compra.
- Utiliza el SIC correctamente: asegúrate de estar dado de alta como usuario y de llenar la solicitud interna en tiempo y forma.
- Evita gastos personales o ajenos a la operación institucional; no serán reembolsados bajo ninguna circunstancia.
- Justifica claramente los gastos menores e imprevistos mediante notas aclaratorias y Vo.Bo. cuando se requiera.
Nota importante
- Para más información, consultar la Circular DGD/002/2024.
- Conforme al Programa de Racionalidad Presupuestal vigente, una vez obtenida la autorización correspondiente:
- Los gastos menores e imprevistos deberán incluir una nota aclaratoria que los justifique.
- Se debe verificar la suficiencia presupuestal en la partida correspondiente.